Bez IdM je chaos v prístupoch len otázkou času

Každý zamestnanec dnes pracuje s množstvom systémov, aplikácií a dát, kde sa riadenie prístupov stáva absolútnou nevyhnutnosťou. Priradiť a odobrať správnym pracovníkom správne oprávnenie k správnej aplikácii v správny čas a na správnu dobu – a zároveň sa vyhnúť chybám a bezpečnostným rizikám – to je výzva. Odpoveďou je Identity Management (IdM), bez ktorého je udržiavanie poriadku vo firemných oprávneniach mimoriadne zložité a náchylné k chybám. Nemáte IdM, nemáte automatizované riadenie prístupov v rámci celého životného cyklu používateľa.

Čo je to IdM a prečo ho firmy potrebujú?

Identity management je mozog modernej firmy, ktorý sa stará o to, kto má prístup kam a kedy. Automatizuje procesy, ktoré boli predtým zdĺhavé a náchylné na ľudské chyby. Vďaka IdM nie je nutné, aby IT oddelenie ručne reagovalo na personálne zmeny vo firme, či už ide o nových zamestnancov, odchody alebo zmeny pozícií. O všetko sa postará systém, ktorý je napojený na dáta personálneho oddelenia.

Bez IdM navyše vznikajú nebezpečné situácie. Typickým príkladom je zamestnanec, ktorý prešiel z jedného oddelenia do iného, prípadne zmenil pozíciu a boli mu ponechané jeho staré prístupy do systémov – dochádza k tzv. kumulácii oprávnení. Alebo pracovník na materskej dovolenke či dokonca bývalý zamestnanec, ktorého účet stále „žije vlastným životom“. Takéto prehliadnuté identity sú pre bezpečnosť firmy nočnou morou. Môžu viesť k strate dát, poškodeniu reputácie alebo strate dôvery obchodných partnerov.

Keď HR a IT ťahajú za jeden povraz

Kľúčom k efektívnemu fungovaniu IdM je prepojenie s HR systémom. Ten obsahuje podrobné a aktuálne informácie o príchodoch, odchodoch alebo zmenách pozícií vo firme. IdM tieto informácie využíva ako vstup a automaticky podľa nich priraďuje alebo odoberá prístupy. Používateľ dostane iba také práva, ktoré v danú chvíľu potrebuje – nič viac, nič menej. Systém navyše umožňuje definovať typové role, napríklad pre HR, financie alebo obchod, ktoré majú prednastavené prístupy. Tým sa eliminuje chaos a potreba riešiť výnimky, pretože každá výnimka vedie do problémov

Čo všetko IdM dokáže?

Dobre nastavený systém dokáže automaticky zriadiť alebo zrušiť účty vo všetkých systémoch aj v tých, ktoré napríklad nepodporujú napojenie na doménové skupiny a kde sa prístupy spravovali predtým ručne. Dokáže sledovať celý životný cyklus používateľa, od nástupu po odchod. Udržiava systém prístupov čistý a prehľadný, bez starých a neaktívnych účtov, a zároveň umožňuje rýchlu reakciu. Napríklad pri okamžitej výpovedi stačí jedno kliknutie a zamestnanec je odpojený zo všetkých systémov. Každá zmena je navyše dohľadateľná, čo je kľúčové pri bezpečnostných incidentoch alebo auditoch.

Zavedenie IdM prináša množstvo konkrétnych prínosov:

• Bezpečnosť: neaktívne účty miznú, prístupy sú definované rolami, pravidlá sú automaticky a prísne dodržiavané, dochádza k automatizovanej kontrole pridelených oprávnení.
• Úspora času a peňazí: menej tiketov pre IT, menej manuálnej práce, menej chýb.
• Spokojnejší používatelia: nemusia čakať na schválenie prístupov – dostanú ich automaticky podľa svojej pozície.
• Súlad s reguláciami: GDPR, ISO 27001, NIS 2 alebo ZKB – všetky tieto normy kladú dôraz na správu identít. IdM firmám pomáha tieto požiadavky plniť.

Identity management vo firmách rezonuje z niekoľkých dôvodov. Intenzívnejšie využívanie cloudových služieb a rastúci počet aplikácií zvyšujú nároky na IT oddelenie a ručná správa používateľských účtov je stále komplikovanejšia. Navyše nové legislatívne regulácie požadujú od firiem zodpovednejšie správanie. Na druhej strane, v oblasti kybernetických hrozieb útočníci čoraz častejšie cielia práve na identity, nielen bežných používateľov, ale aj tých s vyššími oprávneniami. Zavedenie IdM je síce časovo náročné a môže byť niekoľkomesačným projektom, jeho prínosy sú však dlhodobé. V dnešnom svete už nejde o príjemnú výhodu, ale o nevyhnutnosť.

Kedy je ten správny čas začať?

Ak firma zamestnáva viac než päťdesiat ľudí, používa viac IT systémov alebo má vysokú fluktuáciu, je najvyšší čas seriózne premýšľať o IdM. Tým skôr, ak chce posilniť bezpečnosť, znížiť záťaž na IT a byť v súlade s legislatívou.

Ak firma stále spravuje identity manuálne, je najvyšší čas prejsť na moderné riešenie. Pri zavádzaní IdM je vhodné zvážiť tri dôležité kroky:

• Analyzovať životný cyklus používateľov – pochopiť, ako sa identity v organizácii tvoria, menia a rušia. To je základ pre správne nastavenie IdM.
• Automatizovať a prepojiť HR s IdM – maximálne využiť prepojenie s HR systémom pre automatickú správu prístupov. Zaviesť workflow pre žiadosti a schvaľovanie oprávnení, ktoré môžu prebiehať mimo IT, napríklad medzi zamestnancom a jeho nadriadeným.
• Dôraz na bezpečnosť a auditné stopy – IdM výrazne zvyšuje bezpečnosť tým, že neustále udržiava systém „čistý“ a odstraňuje manuálne zásahy, ktoré nie sú definované v rolách. Navyše poskytuje detailnú auditnú stopu pre každú zmenu prístupu, čo je kľúčové pre dohľadateľnosť a reakciu na incidenty.

Všetky firmy, ktoré zaviedli identity management a nastavili ho správne, potvrdzujú zníženie pracovnej záťaže pre HR aj IT a výrazné zvýšenie efektivity vďaka automatizovaným procesom. Preto už IdM nie je voľbou, ale základným kameňom každej bezpečnej a efektívne riadenej digitálnej infraštruktúry.