Novinky

15. marca 2017

Osem zásad efektívnej spolupráce IT a biznisu

V 21. storočí už asi nenájdeme firmu, ktorá pre svoje fungovanie nepotrebuje využívať informačné technológie. Práve naopak. IT sa stáva nevyhnutnou súčasťou podnikových procesov už automaticky. Častokrát je priam elementárnym prvkom, vďaka ktorému firma dokáže dobre fungovať.

Napriek tomu sa ukazuje, že použité IT riešenia neodrážajú podnikové aktivity a strategické ciele firmy, čo je častokrát na škodu. Práve správne nastavené IT procesy dokážu výrazne zjednodušiť fungovanie firmy a pomôžu jej tak dosiahnuť väčšiu konkurenčnú výhodu. A to napríklad vďaka optimalizácii IT zdrojov, odstráneniu nepotrebných činností alebo využitiu inovatívnych riešení.

V našej praxi sa často stretávame s podobnými problémami. Identifikovali sme 8 hlavných zásad, vďaka ktorým sa dá chybám šikovne vyhnúť.

1. Hovorme spoločnou rečou

I keď predstavitelia IT a biznis oddelení väčšinou nepochádzajú z rôznych krajín, pri vzájomnej komunikácii to občas vyzerá, ako keby hovorili inou rečou. Je preto dôležité, aby zúčastnené strany používali rovnakú terminológiu a rozumeli výrazom, ktoré druhá strana používa. Na tento účel môže poslúžiť knižnica BiSL (Business Information Service Libary) ktorá je verejne dostupným zdrojom best practice pre implementáciu riadenia biznis informácií (Business Information Management). Jej najdôležitejším prínosom je zavedenie spoločného jazyka v rámci organizácie, čo umožňuje lepšie porozumenie v komunikácií medzi zúčastnenými stranami. Okrem odborných termínov je vhodné používať aj jednoduché grafické prostriedky, ako napr. traffic lights alebo myšlienkové mapy.

2. Vráťme IT do firmy

Napriek tomu, že IT oddelenie je zväčša súčasťou firemnej organizačnej štruktúry, často sa stáva, že nie je pri diskusiách o strategických zámeroch firmy či ďalších dôležitých otázkach, ktoré majú dopad aj na vnútorné IT prostredie. Je dôležité, aby obe strany mali jasné informácie o tom, kam firma kráča.

3. Akú hodnotu má naše IT?

Častým javom je aj nepochopenie hodnoty firemného IT. Nie je ňou sumár obstarávacej ceny jednotlivých komponentov (hardvér, softvér, licencie). Skutočnou hodnotou je to, čo tieto komponenty firme poskytujú a ako jej dokážu pomôcť pri dosahovaní obchodných cieľov. Preto obstarávanie v oblasti IT netreba chápať ako kúpu, ale ako investíciu. Vysoká cena IT vybavenia totiž nepredstavuje aj vysokú hodnotu, ktorá sa nevyhnutne vráti späť do firmy. Z tohto dôvodu bola vyvinutá aj metodika IT 4 IT, pomocou ktorej možno udržať hodnotu, ktorú IT prináša firme počas celého životného cyklu.

4. Ako to pocíti biznis?

IT častokrát vykonáva podpornú funkciu pre obchodné činnosti firmy. Je preto potrebné jasne určiť, aký dopad na fungovanie ostatných oblastí firmy bude mať zmena v IT riešeniach. Najmä, či táto zmena naozaj prinesie to, čo od nej manažment očakáva. Je teda nevyhnutné, aby obe strany jasne chápali dôvod, zmysel, ako aj výsledný efekt každej zmeny. Inovácia v IT teda musí vždy odrážať účel, kvôli ktorému sa pre ňu manažéri rozhodli a musí priniesť to, čo od nej požadujú.

5. Komu to patrí?

Ďalším prvkom, ktorý pomôže prepojeniu IT a biznis oddelení vo firme, je určenie vlastníctva. Používané systémy, procesy aj dáta musia mať vždy svojho vlastníka. Ten má totiž svoje úlohy a je zodpovedný za to, aby použité riešenia boli správne zamerané na účel, ktorý tým chceme dosiahnuť. Aby tak celý proces robil presne to, čo chceme, a aby dáta prinášali hodnotu, ktorú prinášať majú. Pre tento účel existuje metodika RACI, pomocou ktorej je možné definovať vlastníkov, ako aj ďalšie podporné roly. Pomôže určiť, ako bude proces fungovať a kedy bude plniť to, čo od neho potrebujeme.

6. Viem, čo očakávam od IT?

V praxi často dochádza k rozdielnemu prístupu v komunikácii s interným a externým klientom. Pri objednávaní externej služby je vypracovaná presná špecifikácia požiadaviek a parametrov a dodávateľ jasne povie, akým spôsobom bude dodaná. Pri komunikácii v rámci firmy sa však neraz stáva, že IT nevie úplne presne, čo od neho biznis očakáva a akým spôsobom mu to má dodať. Preto by sa pri objednávkach interných služieb mal klásť rovnaký dôraz na presné zadefinovanie požiadaviek, ako je to v prípade objednávky z externého prostredia. Dokonca by sa v takýchto prípadoch mal uplatňovať aj princíp monitorovania a vyhodnocovania. Teda či služba dodaná vlastným IT oddelením naozaj spĺňa parametre, ktoré od nej biznis očakával. Užitočné je aj manažovanie očakávaní biznisu a zosynchronizovanie pohľadov oboch strán na výsledok, ktorý má byť dodaný.

7. Neučiť sa to, čo už viem

Často sa vo väčšom prostredí firmy stáva, že vedomosti a informácie, ktoré už firma raz nadobudla, neaplikuje ďalej. Jednoducho ležia niekde vo vzduchoprázdne. A tí, ktorí by ich možno potrebovali, o nich nevedia. Firma tak vynakladá úsilie na riešenie niečoho, čo už v minulosti úspešne zvládla, a mrhá tak svojimi zdrojmi.

IT systémy zbierajú množstvo rozmanitých dát z rôznych oblastí firmy. Preto je, dôležité využívať postupy, ktorými povýšime tieto hrubé dáta na úroveň užitočných informácií. To je totiž pridaná hodnota, ktorá dodá dátam ďalšiu informačnú hodnotu v iných súvislostiach. Vnáša do nich logiku, a to nám pomáha robiť rozhodnutia rýchlejšie a presnejšie.

8. Získajme tých správnych ľudí

Realizáciu projektov vždy usmerňujú manažéri. Úloha IT manažéra/Riaditeľa IT oddelenia je však náročnejšia v porovnaní s ostatnými manažérmi. Je to z dôvodu, že prepája dve oblasti, ktorých zmýšľanie je výrazne odlišné – IT a biznis. Špecialista v IT síce môže mať dokonalú znalosť systémov, no nemusí vedieť pochopiť potreby biznisu a špecifickú customizáciu daného nástroja. Ideálnym prípadom teda je, ak IT manažér disponuje vyváženými znalosťami z oboch oblastí a dokáže pochopiť obe zúčastnené strany. Práve to u neho vytvára silný predpoklad, aby úspešne pôsobil ako komunikačný kanál pri prepájaní  týchto dvoch svetov.

 

David Dvořák, CISA, CISM, CRISC, ITIL

IT Advisory BU Manager